Het blijft altijd spannend om een event te organiseren. Komen er wel voldoende bezoekers/gasten op af? Een geschikte datum, duur en tijdstip zijn van grote invloed op de opkomst bij je event.
Hoe bepaal je nu de meest geschikte datum? Wie zijn je genodigden en wat zijn de verwachtingen? Voor evenementen zonder partners kun je het beste een doordeweekse dag kiezen en voor evenementen met partners het beste de vrijdagavond. Zijn kinderen ook welkom dan ga je uiteraard voor een weekenddag. Dinsdagen en donderdagen lenen zich uitstekend voor het organiseren van evenementen. Woensdag is vaak wat minder geschikt, omdat dit vaak een parttime dag is van werkende ouders.
Houd ook rekening met geloofsovertuiging. Sommige dagen zijn rustdagen of religieuze feestdagen. Check ook of de interne gasten en key persons wel beschikbaar zijn. Ben je voornemens om pers uit te nodigen, informeer dan ook even naar de verschijningsdata van bijvoorbeeld vaktijdschriften, nieuwsitems en dergelijke.
In de winter kunnen sneeuw en ijs zorgen voor logistieke problemen. Een periode rondom feestdagen of vakantieperiodes is vaak ook minder geschikt. Verder de planning van ander evenementen ook van invloed zijn op de opkomst bij jouw event. Altijd handig om diverse evenementenagenda’s vooraf te checken.
Een geschikte datum gevonden? Check deze direct met alle betrokken partijen en leg de optie meteen vast.
Stem de duur van het evenement af op je doelgroep en overleg met de belangrijke betrokken partijen. Maak een inschatting van alle elementen van je event om tot een totale duur van het programma te komen. Vaak geldt dat hoe langer de duur van het programma, des te meer gasten/bezoekers het laten afweten. Iedereen is nu eenmaal druk, druk, druk. Dus korte en krachtige sessies hebben de voorkeur.
Niemand heeft zin om in de file te staan, dus plan je event niet rondom de spits en net na einde werkdag is ook niet ideaal. Houd rekening met gasten/bezoekers die te laat komen. Handig om een buffer qua aanvangstijd in te bouwen.
Met al deze tips gaat de timing van je event helemaal goed komen!