De locatie was niet onze eerste keuze, maar de klant reageerde meteen enthousiast op het voorstel. Het nieuwe stadstrand bij Antwerpen. Aan de overkant van de Schelde, met ’s avonds zicht op de oude binnenstad en al zijn verlichte kerktorens.
[Esters eerste blunderblog]
Zo haalden we de opdracht binnen. Bij een groot internationaal ICT-bedrijf dat zijn top-200 verkopers wilde trakteren op een bijzonder event. Verwende sales-mensen die al onthaald waren op incentives naar Hawaï en de Himalaya. Maar dit jaar was het budget beduidend lager. Crisis enzovoort. Dus zochten ze een creatieve oplossing in de nabije omgeving.
We hadden drie opties gegeven. Antwerpen was de laatste van het lijstje, want de exploitant was nog bezig de locatie in gereedheid te brengen. Maar hij had een goede reputatie in de stad, en ervaring met andere accommodaties. We bezochten de plek met de klant. Organiseerden een food tasting vooraf. Alles leek goed voorbereid…
De avond begon prima. We hadden mooi weer, helder zicht op de stad. Bijna 400 gasten arriveerden uit heel de Benelux en ze waren onder de indruk van het unieke plekje. Een vondst! Muziek klonk terwijl er drankjes geserveerd werden, entertainment, de band speelde exotische tunes. Ik keek echter met een schuin oog naar de catering. We hadden vierhonderd gasten maar ik zag slechts één BBQ. Kwam er nog wat bij?
EÉN BBQ VOOR 400 GASTEN?
Terwijl het top-management zijn speeches startte, wandelde ik de keuken in. Toch effe checken! Daar was de chef bezig met voorbereidingen en ik zag direct: dit gaat niet goed. De grote baas stond zelf ook in de keuken. Te weinig eten en te weinig bediening. Paniek! Dan schakel je dus meteen door naar de vierwiel-aandrijving. Ik heb mijn eigen mensen opgetrommeld en instructies gegeven: tafels aanschuiven en helpen bij de buffetten. Maar waar haal je extra BBQ’s vandaan op vrijdagavond?
Na de speeches vormde zich een lange rij bij de buffetten. Iedereen keek naar die ene BBQ en besefte: daar gaan geen vierhonderd mensen van eten. Ondertussen was ik al aan het bellen naar cateraars en restaurants in de directe omgeving. Tevergeefs. Het drama voltrok zich voor mijn ogen. De ene na de andere gast haakte af, verdween in de avond om op eigen houtje eten te vinden in die stad aan de andere kant van de rivier. Het creatieve evenement dat zo goed begonnen was, zakte weg in de Schelde.
De falende catering betekende gezichtsverlies voor mijn opdrachtgever bij zijn top-sellers. En daar waren wij verantwoordelijk voor. Het was mijn schuld. Natuurlijk lag de echte fout bij de restaurateur, maar die hadden wij uitgekozen. Ik wist meteen zeker: deze klant ben ik nu kwijt.
De restaurateur heeft zich verontschuldigd en de kosten voor catering in mindering gebracht op de totale rekening. Maar dat was mosterd na de maaltijd. Uiteraard heb ik het boetekleed aangetrokken. Uitleg gegeven, verantwoording genomen, excuses gemaakt aan de opdrachtgever. Nog net geen harakiri gepleegd. Maar ik heb er wel weken buikpijn van gehad.
LESJE GELEERD?
Welke les leerde ik daarvan? Achteraf weet ik dat ik op mijn intuïtie had moeten vertrouwen. Het was een ervaren restaurateur, maar de locatie was nieuw voor hem. We namen dus een risico. En we hadden het draaiboek misschien nog gedetailleerder kunnen doornemen. Wellicht een Plan B voorbereiden. Zoals je vooraf nadenkt over een alternatief bij regen.
Maar ik besef ook dat alle risico uitsluiten fnuikend is in onze industrie. Als je altijd de begane paden kiest, kom je nooit op een nieuwe bestemming. Deze opdrachtgever wilde een creatieve oplossing. Vroeg om een heugen waardig event. En dat kreeg hij. Alleen niet zoals bedoeld. En het goede nieuws: we werken nog steeds samen!
Strantwerpen is nog steeds een schitterende locatie en een event-voorziening waar de kinderziektes inmiddels vast verdwenen zijn.
Mijn eerste blunderblog.
Wordt vervolgd!
Ester de Graaf