Nu de hele wereld te maken heeft met corona-grieppatiënten moeten bedrijven van dag tot dag de afweging maken: laten we onze evenementen gewoon doorgaan zoals voorgenomen, annuleren we groepsbijeenkomsten of is er een alternatief?
Event-professionals staan in deze onzekere fase voor een lastig afweging en flexibiliteit is daarbij van groot belang. Bij grote multinationals zien we dat deze onzekerheid aanleiding is om de experimenten met video-conferencing en online meeting-tools op te voeren. Plan B wordt in werking gezet.
Hybrid Event
Amplified Event
Distributed Event
Er zijn de afgelopen jaren meer momenten geweest dat event-planning plotsklaps aangepast moest worden. Bij de vulkaanuitbarstingen op IJsland in het voorjaar van 2010 was het vliegverkeer in West-Europa weken ontregeld. Ook meer recente terreur-dreigingen beïnvloedden de risico-analyses van grotere evenementen. Daar is de afgelopen jaren ook de milieubelasting van lange afstandsreizen als factor aan toegevoegd. Zijn al die air-miles nog nodig als we ook met streaming events kunnen werken?
Live Streams
De modewereld weet dat veel modeshows in Parijs, Milaan, Londen en New York te zien zijn bij Fashion Week Online. Deze shows zijn typerend voor het hybride event: er zit nog steeds een publiek van genodigden en pers, met enkele celebrities op de eerste rij. Maar er staan ook camera’s die de show onder andere via social media toegankelijk maken. Dat geeft belangstellenden de keuze: op reis gaan of de show online bekijken.
Als het online bereikt toeneemt, verandert ook de show zelf van aard. Andre Rieu bereikt zo vanuit Maastricht een wereldpubliek! Kijk naar de Burberry Autum/Winter 2020 runway show van afgelopen week en beleef het cross-mediaal karakter. Met muziek, licht en camera-opstellingen die bijdragen aan de dynamiek.
Is denkbaar dat grote productlanceringen, jaarlijkse sales events, user group meetings en congressen een online dimensie krijgen? Dat het event zelf een kleine live publiek heeft om vervolgens online versterkt te worden? Zo wordt de techniek van content amplifiction gebruikt voor de ontwikkeling van het amplified event.
Bijkomend voordeel is dat het beschikbaar budget herverdeeld kan worden: minder naar het onthaal van een grote publiek en meer naar de online beleving. Dat hoeft helemaal geen extreem spektakel te zijn. Kijk hoe de TED Talks zich ontwikkeld hebben en vraag uzelf af: hoe zouden wij zo’n programma kunnen opzetten?
Een andere optie is een distributed event waarbij bijvoorbeeld verschillende landenorganisaties in eigen regio een meeting opzetten en een deel van het programma centraal geregisseerd wordt. Dit vergt veel voorbereiding en goede coördinatie, maar het biedt ook totaal nieuwe mogelijkheden.
Cloud Conference
De cloud-divisie van Google besloot een groot event dat begin april in San Francisco zou plaatsvinden, helemaal online af te wikkelen. Next ’20 wordt een puur online event onder het label Digital Connect. Dat past bij Google en zeker bij de Cloud professionals. Maak er dan meteen een Cloud Conference van. Google had al veel ervaring met streaming events, dus nu pakken ze door. Daar leer je van, als bedrijf.
Nieuwe mogelijkheden beperken zich overigens niet tot de show zelf en de diverse broadcasting-technieken, maar ontstaan ook door het samensmelten van events, social media en customer relationship management. Maar dat is weer een apart onderwerp. Voor nu geldt: het coronavirus is een serieuze kwestie, maar het is ook een kans om het event-vak verder te ontwikkelen.