Nu ook Europa en Noord-Amerika te maken hebben met een groeiend aantal corona-grieppatiënten moeten bedrijven van dag tot dag de afweging maken: laten we onze evenementen gewoon doorgaan zoals voorgenomen, annuleren we  groepsbijeenkomsten of is er een alternatief?

Het zijn vooral events met veel internationale deelnemers die wikken en wegen, maar naarmate het virus verder voortschrijdt worden ook kleinere meetings met deze vraag geconfronteerd. Veel landelijke vakbeurzen en bijeenkomsten nemen extra hygiëne-maatregels en doen suggesties aan bezoekers om preventie te bevorderen. De overheid en gezondheidsinstellingen hebben nog geen negatief advies afgegeven, dus beurzen als de Maastricht Art Fair gaan gewoon door.

Event-professionals staan in deze onzekere fase voor een lastig afweging. Wat is belangrijker: the show must go on? Of toch: better safe than sorry? Bij grote multinationals zien we dat deze onzekerheid aanleiding is om de experimenten met video-conferencing en online meeting-tools op te voeren. Plan B wordt in werking gezet.

Hybrid Event
Amplified Event
Distributed Event

Er zijn de afgelopen jaren meer momenten geweest dat event-planning plotsklaps aangepast moest worden. Bij de vulkaanuitbarstingen op IJsland in het voorjaar van 2010 was het vliegverkeer in West-Europa weken ontregeld. Ook meer recente terreur-dreigingen beïnvloedden de risico-analyses van grotere evenementen. Daar is de afgelopen jaren ook de milieubelasting van lange afstandsreizen als factor aan toegevoegd. Zijn al die air-miles nog nodig als we ook met streaming events kunnen werken?

Live Streams

De modewereld weet dat veel modeshows in Parijs, Milaan, Londen en New York te zien zijn bij Fashion Week Online. Deze shows zijn typerend voor het hybride event: er zit nog steeds een publiek van genodigden en pers, met enkele celebrities op de eerste rij. Maar er staan ook camera’s die de show onder andere via social media toegankelijk maken. Dat geeft belangstellenden de keuze: op reis gaan of de show online bekijken.

Als het online bereikt toeneemt, verandert ook de show zelf van aard. Andre Rieu bereikt zo vanuit Maastricht een wereldpubliek! Kijk naar de Burberry Autum/Winter 2020 runway show van afgelopen week en beleef het cross-mediaal karakter. Met muziek, licht en camera-opstellingen die bijdragen aan de dynamiek.

Is denkbaar dat grote productlanceringen, jaarlijkse sales events, user group meetings en congressen een online dimensie krijgen? Dat het event zelf een kleine live publiek heeft om vervolgens online versterkt te worden? Zo wordt de techniek van content amplifiction gebruikt voor de ontwikkeling van het amplified event.

Bijkomend voordeel is dat het beschikbaar budget herverdeeld kan worden: minder naar het onthaal van een grote publiek en meer naar de online beleving. Dat hoeft helemaal geen extreem spektakel te zijn. Kijk hoe de TED Talks zich ontwikkeld hebben en vraag uzelf af: hoe zouden wij zo’n programma kunnen opzetten?

Top 25 TED Talks

Een andere optie is een distributed event waarbij bijvoorbeeld verschillende landenorganisaties in eigen regio een meeting opzetten en een deel van het programma centraal geregisseerd wordt. Dit vergt veel voorbereiding en goede coördinatie, maar het biedt ook totaal nieuwe mogelijkheden.

Cloud Conference

De cloud-divisie van Google besloot deze week een groot event dat begin april in San Francisco zou plaatsvinden, helemaal online af te wikkelen. Next ’20 wordt een puur online event onder het label Digital Connect. Dat past bij Google en zeker bij de Cloud professionals. Maak er dan meteen een Cloud Conference van. Google had al veel ervaring met streaming events, dus nu pakken ze door. Daar leer je van, als bedrijf.

Nieuwe mogelijkheden beperken zich overigens niet tot de show zelf en de diverse broadcasting-technieken, maar ontstaan ook door het samensmelten van events, social media en customer relationship management. Maar dat is weer een apart onderwerp. Voor nu geldt: het coronavirus is een serieuze kwestie, maar het is ook een kans om het event-vak verder te ontwikkelen.