De uitbraak van het coronavirus in China heeft inmiddels ook gevolgen voor de evenementensector. Internationale congressen met veel deelnemers uit het Verre Oosten – zoals het Mobile World Congres 2020 in Barcelona: doorgaans komt 6% van 100.000 deelnemers uit China – zijn afgelast of aangepast omdat enkele grote deelnemende bedrijven afhaakten.
Het blijft niet bij een enkel congres. De International Trademark Association zou eind april een Annual Meeting hebben in Singapore, maar die bijeenkomst is nu verplaatst naar de Verenigde Staten in mei of juni. Daar werden 10.000 deelnemers verwacht, dus de verhuizing betekent nogal wat voor reis- en hotelboekingen.
Ook in de VS is de event-industrie onrustig. Goldman Sachs besloot begin februari zijn jaarlijkse partner-event geen doorgang te laten vinden, omdat enkele bezoekers uit Azië afgezegd hadden. Facebook heeft net zijn jaarlijkse Global Marketing Summit in San Francisco gecancelled. Daar werden 5000 deelnemers uit de hele wereld verwacht.
Er is normaliter veel vliegverkeer tussen China en Silicon Valley, en daarom zijn grote IT-bedrijven extra voorzichtig. IBM heeft bijvoorbeeld zijn deelname aan de RSA Conference in San Francisco geannuleerd. Van de 700 bedrijven die zich op de bijbehorende vakbeurs presenteren, zouden er negen uit China komen. Zes van die negen hadden echter al opgezegd.
Europa
Voorspelbaar is dat we in Europa vergelijkbare last-minute changes te zien krijgen, afhankelijk van de ontwikkeling van het aantal patiënten en de wereldwijde verspreiding van het virus. Het lijkt evident dat in eerste instantie vooral events met deelnemers uit China van de agenda verdwijnen, maar als het virus in andere landen opduikt ontstaat er een domino-effect.
Dat zagen we afgelopen week in Italië en Iran, waar reizigers uit China nieuwe besmettingen hebben veroorzaakt. Uit voorzorg is het carnaval in Venetië afgelast. In Milaan zijn bovendien modeshows in het kader van Fashion Week gecancelled. Giorgio Armani besloot om zijn show gewoon te laten doorgaan, echter zonder bezoekers. Die show werd gedeeld op social media.
Volgens de gezondheidsautoriteiten in Italië, Spanje en de VS is er geen reden om buiten de getroffen gebieden drastische maatregels te nemen, maar de bedrijven die meedoen aan internationale events maken hun eigen afwegingen. En dat doen individuele deelnemers ongetwijfeld ook.
China hapert
Het coronavirus veroorzaakt nog een tweede golf aan problemen, omdat de Chinese economie hapert. Dat heeft gevolgen voor de ontwikkeling van nieuwe producten en de aanvoer van lopende bestellingen. Het is niet zeker of die artikelen volgens planning beschikbaar zijn.
Zo is de wereldwijde mode-industrie afhankelijk van stoffen en knopen uit China, en in een aantal plaatsen ligt de productie nu stil. Het duurt niet lang voordat we dat gaan merken in onze winkels. Bedrijven als Calvin Klein en Nike zijn voor een kwart van hun aanbod afhankelijk van China.
Ook leveranciers van elektronica zijn vaak geketend aan China. Samsung, Sony en Google laten hun apparatuur inmiddels elders maken, maar een aantal componenten komt uit China. Als het virus niet binnen enkele weken beheerst wordt, gaan we gevolgen zien in het aanbod van mobiele telefoons, computers en televisietoestellen. Apple merkt dat nu al, want de lancering van een nieuwe iPhone wordt waarschijnlijk uitgesteld.
Een vergelijkbaar effect is voelbaar in de auto-industrie. Koreaanse en Japanse autoproducenten zijn afhankelijk van onderdelen die uit China komen. Bij lean manufacturing worden tekorten dan ook snel voelbaar in de aanvoerketen.
Smart Event Management
De gevolgen die een haperende aanvoerketen heeft voor Europese bedrijven, kunnen tot een herbezinning op events leiden. Op een bijeenkomst van VNO-NCW, MKB Nederland, FME en EVO Fenedex werd onlangs gesignaleerd dat de problemen die nu ontstaan in de aanvoer vanuit het Verre Oosten nog maanden voelbaar zullen blijven. Er is een boekingsstop op de containerlijn Rotterdam-China, in Chinese havens blijven volle containers op de kade staan en vluchten naar en van China worden afgezegd, zodat ook luchtvracht niet meer doorkomt. Vraag voor de zekerheid maar eens aan de leverancier van event-merchandise of alle producten nog normaal leverbaar zijn.
Hoe ga je daar als smart event manager mee om? Maak om te beginnen een koele risico-analyse. Laat je niet meeslepen door angst of hysterie. Worden geplande events direct of indirect geraakt door de gevolgen van het coronavirus? Vraag zeker ook aan betrokkenen wat hun kijk op de situatie is. Bedenk zonodig aanvullende maatregelen.
En als een event afhankelijk is van bezoekers uit verschillende windstreken, overweeg dan om met hulp van video-conferencing een deel van het evenement in een virtueel jasje te gieten. Dat gaat niet met een congres voor tienduizenden, maar voor kleinere events is het wellicht een alternatief. Dat zagen we bij Giorgio Armani: the show must go on!